Bedrijfsvoering

 
Informatiebeveiliging en privacy

Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Zaanstad zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt de gemeente verschillende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. We meten jaarlijks het niveau van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen. Hierin staan aanbevelingen om een hoger niveau te bereiken. Aanbevelingen uit de rapportages worden in de organisatie opgepakt. Op deze manier hebben we een verbetercyclus waarbij de mate van privacybescherming en informatiebeveiliging mee groeit met de toename van digitalisering en de toename van bedreigingen. Nieuwe Europese wetgeving regelt dit steeds gedetailleerder en vereist dit van de gemeente (NIS2 en AI Act)*. In 2025 gaan we ons voorbereiden op deze nieuwe wetgeving. Dit loopt door in 2026 als de NIS2 ingaat.

* NIS2 = Network Information Security, AI = Artificial Intelligence

Bescherming van gegevens vindt plaats door juridische maatregelen en maatregelen op het gebied van mens, organisatie en techniek. Maatregelen zijn onder andere bewustwording, risico analyses (DPIA’s- data protection impact analyse) uitvoeren, afhandeling van datalekken en rechten van betrokkenen. Transparantie en kennis over wat we doen, met wie en waarom, zodat we dat altijd goed kunnen uitleggen aan de inwoners.
In het kader van informatiebeveiliging zetten we in 2026 in op de volgende drie punten:

• invoering van de NIS2,
• formaliseren van bedrijfscontinuïteitsplannen,
• vergroting van het bewustwordingsniveau van medewerkers.

Als we geen goede maatregelen nemen, lopen we risico’s op het gebied van

• beschikbaarheid, aantasting integriteit en vertrouwelijkheid gegevens;
• geld: Boetes AP, schadevergoeding/ aansprakelijkheid, losgeld, acute herstelacties bij incidenten zoals hacks en datalekken;
• reputatieschade, maatschappelijke schade voor inwoners zoals discriminatie of uitsluiting en Identiteitsdiefstal of -fraude.
  
  

Lokaal, circulair en duurzaam inkopen:

Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI 2022-2025)
Aan het eind van 2025 stopt ons huidige actieplan voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVOI 2022-2025). Maar ook daarna blijven we duurzaam inkopen.
We zorgen ervoor dat in 2026 minstens de helft van de grote inkoopprojecten duurzaam is. Dit geldt voor Europese én nationale aanbestedingen van meer dan €150.000. In 2026 kijken we of we het plan moeten aanpassen om onze ambities (100% klimaatneutraal 2040 en 100% circulair in 2050) tijdig te behalen.

Minder CO ₂ uitstoten

De gemeente wil minder CO ₂ uitstoten en duurzamer werken. Daarom willen we een hogere trede halen op de CO ₂ -prestatieladder. Dit is een systeem dat laat zien hoe goed we omgaan met CO ₂ -uitstoot. Zie Opgave 3 Duurzaamheid. Daarbij moeten we ook kijken naar de CO ₂ -uitstoot van bedrijven waar we mee samenwerken. Onze inkoop is een krachtig middel om hier op te sturen.  Dat doen we onder meer door in aanbestedingen criteria op te nemen die CO ₂ -reductie stimuleren (bijv. via gunningscriteria of eisen aan de uitvoering). Ook worden opdrachtnemers vaak verplicht zelf gecertificeerd te zijn op de CO2 prestatieladder.

Schoon en emissieloos bouwen

We werken ook aan schonere bouwprojecten. Hiervoor gebruiken we de routekaart Schoon en Emissieloos Bouwen (SEB).
Hiermee zorgen we dat bij de aanbesteding van bouw- en sloopwerk steeds schonere machines, voertuigen en boten worden gebruikt. Zo zorgen we voor minder CO ₂ -uitstoot op de bouwplaats.
Deze aanpak helpt ons ook om in de toekomst een hogere trede te halen op de CO ₂ -prestatieladder.

Circulair inkopen
We zetten stappen op het gebied van circulair inkopen. Dit betekent dat we bij nieuwe aankopen letten op hergebruik van materialen en minder afval.
Bij iedere Europese aanbesteding én bij projecten in de openbare ruimte kijken we waar kansen liggen voor circulariteit.
Zo bereiden we nu een nieuwe aanbesteding voor van ons kantoormeubilair. Circulariteit speelt hierbij een grote rol.
We willen ook onderzoeken of transport over water kansen biedt. Zo kunnen we vervoer slimmer en duurzamer maken. Dit kan helpen om minder vrachtverkeer door de stad te laten rijden.
Samen met collega’s en bedrijven willen we kijken naar slimme combinaties met andere opgaven in de stad. Denk aan:

• minder CO ₂ , NOx en fijnstof in de lucht;
• minder zwaar verkeer in de stad, dus meer leefbaarheid;
• beter gebruik van materialen via circulaire hubs;
• betere samenwerking tussen Zaanse bedrijven en Amsterdamse projecten;
• meer ruimte op de weg door vervoer over water;
• schoner vervoer op bedrijventerreinen (zero emissie).

Zo werken we stap voor stap aan een schonere, slimme en circulaire stad.


Vinden, binden & boeien

Werving & selectie

Gezien de aanhoudende arbeidsmarktkrapte blijven we ons inzetten om nieuw talent aan te trekken en vacatures te vervullen. We bouwen voort op de campagne “Werken met karakter” om Zaanstad als aantrekkelijke en inclusieve werkgever te positioneren. Dit doen we door online en offline zichtbaar te blijven.
De veranderingen op de arbeidsmarkt vragen dat we anders kijken naar talent. Daarom leggen we extra nadruk op objectieve selectieprocedures, waarbij we competentiegericht werven om de beste kandidaten te vinden. Dit zorgt voor een eerlijke, toegankelijke en transparante wervingsprocedure en draagt bij aan een diverse en inclusieve werkomgeving.
Met ons nieuwe recruitmentsysteem blijven we ontwikkelen op het vlak van efficiënte processen en gebruikersgemak, zowel voor de collega’s van Zaanstad als kandidaten. Na de implementatie in 2025 blijven we in 2026 kijken naar de inrichting van het systeem en de uitbreidingen die ons recruitmentproces kunnen ondersteunen.

Gesprekscyclus
We ontwikkelen onze goede gesprekscyclus door waarbij er meer aandacht is voor vitaliteit en ontwikkeling van medewerkers. Ook verbeteren we het systeem dat dit proces ondersteunt

Loopbaanloket
Daarnaast hebben we sinds 2025 een loopbaanloket om interne mobiliteit te verbeteren en talent binnen Zaanstad te behouden. We willen medewerkers (en leidinggevenden) helpen zich te ontwikkelen, zodat zij met plezier en energie blijven werken. Door loopbaanontwikkeling te stimuleren, verkleinen we de kans op uitstroom. We hoeven daardoor mogelijk/ hopelijk ook minder externen in te huren. We hopen vanaf 2026 een mooi resultaat hiervan te gaan zien.

Jonge ambtenaren programma

In 2025 is het eerste Jonge Ambtenaren traject succesvol afgerond. Dit traject zal komende jaren worden voortgezet waardoor we jaarlijks +/- 12 jonge ambtenaren, met diverse functies en opleidingsachtergronden, kunnen laten deelnemen aan dit persoonlijk ontwikkeltraject. Wij hopen op deze manier de jonge ambtenaren aan ons te binden en boeien.


Vitaal aan het werk
Omgaan met agressie & ongewenst gedrag
Naast ons verstevigde beleid en het meldingssysteem (landelijk Gemeentelijk Incidenten registratiesysteem) is het van belang medewerkers te trainen in het omgaan met agressie & ongewenst gedag. In 2025 trainen wij alle medewerkers die veel publieke contacten hebben op basis van een pilot met 2 trainingsbureaus. Deze trainingen gaan wij eind 2025 evalueren en dan willen wij een trainingsaanbod aanbesteden voor de periode vanaf 2026.

Norm Weerbare Overheid

Een specifiek aandachtspunt is ondermijnende criminaliteit. Om de weerbaarheid van de organisatie te vergroten, is de Noord-Hollandse Norm Weerbare Overheid vastgesteld. Deze norm sluit aan bij het programma weerbaarheid en ondersteunt gemeenten en provincies in het omgaan met ondermijning, agressie en intimidatie van ambtenaren en politieke ambtsdragers, evenals andere externe dreigingen. Weerbaar zijn betekent dat medewerkers en leidinggevenden in staat zijn om signalen te herkennen, gepast te handelen en zich gesteund weten door een organisatie die duidelijke kaders en ondersteuning biedt.
In 2026 gaan we extra inzetten op bewustwording dmv presentaties, trainingen en gesprekken binnen afdelingen.
Ook de manier waarop politieke ambtsdragers worden bejegend, verruwt. Veel wethouders, gemeenteraadsleden en Statenleden ervaren hierdoor een drempel om hun standpunten uit te dragen. Voor wat betreft ongewenst gedrag & agressie worden daarom de volgende acties ondernomen.

• Een aangepaste handleiding en richtlijn ‘Omgaan met ongewenst gedrag & agressie’ voor politieke ambtsdragers
• Een Zaanse Presentatie Weerbare Overheid opstellen en onderdeel maken van het inwerkprogramma
• Aanbieden van de training omgaan met ongewenst gedrag en agressie

Arbobeleid

Eind 2025 wordt het nieuwe arbobeleid opgeleverd waarvan de implementatie deels zal plaatsvinden in 2026. In het beleid gaan we de taken, verantwoordelijkheden en processen updaten en nog beter vastleggen.

Preventiemedewerkers en ergocoaches
We hebben preventiemedewerkers bij afdelingen en teams waar veel risico’s zijn gerelateerd aan de aard van specifieke werkzaamheden. Denk aan onderhoud in de openbare ruimte, straattoezicht en havens en vaarwegen. Preventiemedewerkers zijn de ogen en oren op de werkvloer, hebben kennis van de werkzaamheden en zodoende kunnen zij tijdig nieuwe risico’s signaleren. Preventiemedewerkers worden vanaf 2025 ook opgeleid tot ergocoach. Een ergocoach is een medewerker die opgeleid is om collega's te coachen en adviseren over ergonomisch werken en fysieke belasting. Ze helpen voorkomen dat collega's overbelast raken en stimuleren een gezonde werkhouding. In 2026 gaan wij de preventiemedewerkers/ ergocoaches weer trainen op basis van de actuele ontwikkelingen.

Verzuim en inzetbaarheid
Het monitoren, naleven en uitvoeren van het verzuim- en inzetbaarheidsbeleid blijft van groot belang om verzuim terug te dringen. Het motto van het vitaliteitsbeleid is ‘Meer Dan Fit’: er is meer (nodig) dan alleen maar gezond zijn. Randvoorwaarden zijn verbinding met het team en Zaanstad (relatie), voldoende ruimte in het eigen werk ervaren (autonomie) en voldoende kennis en vaardigheden hebben/ ontwikkelen om hun werk goed te kunnen doen (competentie).
Daarnaast zijn er op veel afdelingen vitaliteitsplannen gemaakt die ook vanaf 2026 verder opgepakt en gemonitord blijven.  
Om medewerkers en leidinggevenden te ondersteunen zijn workshops en trainingen beschikbaar, maar daarnaast is er ook een providerboog. Hierin zitten hulpmiddelen en interventies die ingezet kunnen worden om verzuim te voorkomen of als er al sprake is van verzuim. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om bedrijfsmaatschappelijk werk, psychologische hulp, een werkplekonderzoek, fysiotherapie, het loopbaanloket of mindfulness. Daarnaast is er extra capaciteit op casemanagement voor een goede begeleiding en afhandeling.

Vitaliteitsweken
De vitaliteitsweken, die we twee keer per jaar organiseren om bewustzijn te vergroten, worden zeer goed ontvangen door de medewerkers. Dit willen wij de komende jaren blijven doen met veel aandacht voor gezondheid, vitaliteit en inclusiviteit door middel van een gevarieerd programma. Hierbij

Blijven leren & ontwikkelen
Zaanstad heeft een eigen leer management systeem (LMS); wat wij de Zaanstad Academie hebben genoemd. In de Zaanstad Academie worden alle opleidingen centraal aangeboden en geregistreerd. In 2026 gaan we het gebruik en de ervaringen van de Zaanstad Academie evalueren. Aan de hand van deze evaluatie bepalen wij of we de overeenkomst willen verlengen en/of willen aanpassen.
In 2026 komt er zoals ieder jaar een mooi opleidingsprogramma voor en door collega’s tijdens de zomer in de Summerschool. Daarnaast zorgen we voor maatwerkprogramma’s bijv. voor nieuwe leidinggevenden.

Integriteit
Het komende jaar staat in het teken van het verder versterken en duurzaam verankeren van integriteit binnen de organisatie. Integriteit vraagt om meer dan het naleven van regels; het vraagt om bewustwording, morele reflectie en een organisatiecultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om dilemma’s bespreekbaar te maken. Werken aan integriteit en sociale veiligheid betekent het gesprek voeren met elkaar om grenzen en dilemma’s te leren (h)erkennen. We trainen collega’s in wat zij kunnen én moeten doen, en ondersteunen hen in het daadwerkelijk handelen. Dit vraagt om het bieden van handelingsperspectief en is een continu proces, met steeds nieuwe collega’s en een snel veranderende werkelijkheid.

Sociale veiligheid is daarbij een essentiële voorwaarde. Medewerkers moeten zich vrij voelen om zorgen te uiten, dilemma’s te delen en elkaar aan te spreken. Daarom zetten we in op het versterken van sociale veiligheid, onder meer door het bevorderen van morele oordeelsvorming binnen de organisatie.

Leiderschap speelt hierin een sleutelrol. Leidinggevenden creëren ruimte voor leren en zijn verantwoordelijk voor een veilige werkplek waarin tegenspraak en het delen van meningen worden gewaardeerd en actief georganiseerd. Ook hen ondersteunen en trainen we om hierin vaardiger te worden.

Vertrouwenspersonen blijven een belangrijke schakel in het ondersteunen van medewerkers bij integriteitsvraagstukken en ongewenste omgangsvormen. In het komende jaar worden zij beter gefaciliteerd, onder meer door het organiseren van bijeenkomsten waarin kennisdeling, ervaringsuitwisseling en het oefenen van vaardigheden centraal staan. Daarnaast wordt er ook gewerkt met externe vertrouwenspersonen.

Inhuur

Vast werk laten we zoveel mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt kunnen (tijdelijk) inhuren. We blijven onze Richtlijn externe inhuur verstevigen en de sturing daarop. Deze richtlijn is het kader voor externe inhuur. En beschrijft wanneer we inhuren, wie we (niet) inhuren, voor hoe lang, tegen welk uurtarief en voor hoeveel uur per week. Zo zetten we externe inhuur op de juiste wijze in.  
Daarnaast blijven we ons stappenplan beoordeling inhuur ZZP (Zelfstandige Zonder Personeel) verstevigen en de sturing daarop. Dit stappenplan helpt ons om op een zorgvuldige manier te toetsen of de inzet van een ZZP’er juridisch mag volgens de Wet DBA. En welke stappen we moeten nemen als dat niet zo is. Hierover hebben we goed contact met o.a. de Belastingdienst.
Zaanstad gaat over op een ander inhuurmodel: een Managed Service Provider (MSP). Deze externe partij hebben we aanbesteed en zij neemt het proces, de administratie en de rechtmatigheidsrisico’s van inhuur uit handen. Eind december 2025 nemen we definitief afscheid van onze eigen Inhuurdesk en zal alle inhuur via de MSP gaan.